Visualiza tu productividad sin saturarte: Mapas visuales, Kanban y las “rocas” de la agenda Franklin

 

Visualiza tu productividad sin saturarte

Después de aprender a organizar el tiempo sin estrés, mejorar la concentración sin agotarte, has vaciado la mente para ordenar proyectos, y has priorizado las tareas entonces toca ver esta planificación de forma global para nuestra claridad mental.

Al tener todas nuestras actividades, tareas, proyectos o ideas en orden, y lo más importante. poder verlas de un vistazo general, produce calma, y automáticamente disminuye el estrés y la ansiedad por  exceso de tareas.

 ¿Por qué la productividad tradicional nos satura?

Cuando todo está solo en la cabeza o en listas interminables, es fácil sentir que no avanzas, aunque estés haciendo muchas cosas. Ver el progreso cambia por completo la percepción del esfuerzo y reduce la sensación de caos.

El siguiente paso es hacer visible lo importante. No para controlar cada detalle, sino para recordarte qué estás construyendo lo que has planificado.

En este artículo veremos cómo usar herramientas visuales sencillas —como la técnica Kanban, las “rocas” (cosas pendientes) o los mapas visuales— para ordenar proyectos, mantener el foco y reconocer avances reales, incluso en semanas irregulares. 

Qué es la productividad visual y por qué funciona

Son herramientas visuales o estrategias que permiten ver de forma estructurada, esquematizada y organizada las ideas, de esta forma se entienden mejor, aumenta la eficiencia, mejora la toma de decisiones y se identifican más fácilmente los problemas. 

Los mapas visuales herramienta gráfica que ayuda a organizar,  resumir y conectar ideas combinando texto y dibujos.

El método Kanban permite ver el estado o avance de las tareas.

El concepto de las “rocas” recuerda aquellas tareas importantes que no pueden seguir postergándose.

Estas técnicas facilitan el enfoque y la motivación.

Sistemas visuales para organizar pendientes, prioridades y proyectos sin estrés

Mapas visuales para proyectos y visión global

Los mapas visuales son representaciones gráficas que permiten organizar ideas, tareas, objetivos y relaciones de forma clara e intuitiva. En el ámbito de los proyectos —personales o profesionales— se convierten en una herramienta clave para ver el todo sin perder los detalles, facilitando la toma de decisiones y la planificación estratégica.

¿Cómo se usan los mapas visuales?

El uso de mapas visuales parte de una idea central (el proyecto, objetivo o problema) desde la cual se despliegan ramas que representan áreas clave: fases, tareas, recursos, riesgos, tiempos o responsables.
Se pueden utilizar en distintas etapas del proyecto:

• Inicio: para lluvia de ideas, definición de objetivos y alcance.

• Planificación: para estructurar fases, dependencias y prioridades.

• Ejecución: como guía visual rápida del estado del proyecto.

• Revisión: para detectar bloqueos, redundancias o mejoras.

Son especialmente útiles cuando se combinan con colores, iconos, palabras clave y conexiones visuales, ya que el cerebro procesa la información gráfica de forma más rápida y profunda que el texto lineal.

Ventajas de los mapas visuales

• Visión global inmediata: permiten comprender el proyecto completo de un vistazo.

• Claridad mental: reducen la sobrecarga cognitiva y el caos de ideas dispersas.

• Mejor toma de decisiones: al visualizar relaciones y prioridades con claridad.

• Flexibilidad: facilitan cambios, ajustes y nuevas ideas sin rehacer todo el plan.

• Creatividad y enfoque: estimulan el pensamiento creativo sin perder estructura.

• Comunicación eficaz: ideales para explicar proyectos a equipos, socios o clientes.

En proyectos complejos o a largo plazo, los mapas visuales actúan como un mapa mental estratégico, evitando la sensación de ir “apagando fuegos” sin dirección clara.

Herramientas útiles para crear mapas visuales hoy en día

Actualmente existen numerosas herramientas digitales que facilitan la creación de mapas visuales, adaptándose a distintos estilos y necesidades:

• Mind mapping (mapas mentales): ideales para ideas, planificación y visión estratégica.

• Diagramas de flujo: útiles para procesos, decisiones y secuencias de trabajo.

• Mapas conceptuales: perfectos para estructurar conocimiento y relaciones complejas.

• Tableros visuales (tipo kanban): combinan mapas visuales con gestión de tareas.

Entre las herramientas más usadas destacan opciones como:

• Plataformas especializadas en mapas mentales y conceptuales.

• Herramientas colaborativas online para equipos.

• Aplicaciones integradas con gestión de proyectos y calendarios.

• Soluciones simples para trabajo individual y reflexión estratégica.

La elección de la herramienta dependerá del objetivo: pensar, planificar, comunicar o ejecutar.

 Método Kanban

Kanban: ver el trabajo para reducir el ruido mental

Visualiza tus tareas en un tablero dividido en columnas: 

Por hacer, En progreso, y Completado.

Mueve las tareas a través de las columnas a medida que avanzas, puedes usar tarjetas o post-its de colores para las distintas tareas.

Ventajas:

Da claridad visual sobre el estado de tus tareas.

Reduce la sobrecarga mental al limitar el número de tareas en "En progreso".

Herramientas útiles:

Trello, Asana, o tableros físicos.

Las “rocas” de la agenda Franklin: prioridades que no se negocian

Este concepto de rocas no es nuevo. Proviene de la agenda Franklin y su enfoque en las prioridades no negociables, un sistema que ayuda a distinguir lo importante de lo urgente antes de llenar la agenda de tareas.

La productividad y las rocas de Franklin gestión del tiempo según la agenda Franklin

Benjamin Franklin, precursor de la gestión consciente del tiempo. Su método de planificación diaria, semanal, mensual, trimestral y anual, además de la idea de las “rocas” inspiran una forma de priorizar basada en lo esencial, no en la urgencia.

Las rocas son una alegoría con las que comparaba uno de los personajes más eficaces y productivos de la historia, Benjamín Franklin, a aquellas actividades pendientes y necesarias, para la consecución de un plan, con pesos, rocas o tareas inacabadas, que retrasan las etapas o pasos a seguir para conseguirlo.

LAS ROCAS O COSAS ACUMULADAS SIN HACER

El concepto de las "rocas" es genial, porque te recuerda que esas tareas son inamovibles y deben ser resueltas, lo cual es clave para mantener el enfoque y alcanzar los objetivos.

Cuando tus tareas se hacen visibles, dejan de pesar tanto. La claridad visual también es descanso mental.

Ver tu progreso ayuda a mantener el foco, pero ningún sistema visual funciona por sí solo. Para que todo lo anterior sea sostenible, necesitas algo más que herramientas: necesitas un sistema que se adapte a ti. 

En el próximo artículo comentaremos Cómo crear tu propio sistema de organización.

Este post forma parte de una guía completa sobre gestión del tiempo.

👉 ¿Quieres profundizar más?

En este artículo tienes la guía completa sobre gestión del tiempo, donde explico todas estas técnicas con ejemplos y cómo combinarlas según tus objetivos. Técnicas de gestión del tiempo: Cómo organizar tus prioridades, reducir el estrés y ganar enfoque

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¿Por qué es tan bueno caminar?

¿Por qué es tan bueno caminar? 

Por los resultados que se obtienen a largo plazo, lo cual se convierte en un hábito saludable.

Aquí les dejo un excelente vídeo para animarnos a caminar, a movernos y a obtener a largo plazo muchos beneficios mentales y corporales.

Pero antes de ver el vídeo, les dejo este enlace que lleva al artículo que trata sobre los estiramientos

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OBJETIVOS Y CONDUCTA

OBJETIVOS Y COMPORTAMIENTO

OBJETIVOS Y CONDUCTA

Del libro Educación para la Salud, de Miguel Costa y Ernesto López.

A propósito de los comportamientos de niños y adolescentes.

Los objetivos como incentivo: Los objetivos con los que se comprometen las personas pueden aumentar la motivación, en la medida en que se esfuerzan en ir ajustando la conducta con el objetivo, y cumplir el compromiso.

Cuanto mayor sea la insatisfacción que sientan por las discrepancias, entre su conducta y las exigencias de su objetivo, o por el contrario, mayor sea la confianza que tengan en su capacidad de poderlo alcanzar; más intensos serán los esfuerzos.

Los objetivos orientan la atención y la percepción hacia la información y mensajes recibidos, por ejemplo de salud,  diferentes señales del entorno o del propio comportamiento que facilitan el logro de los mismos. Enfatizan los autores, que la función que tiene la educación para la salud es hacer explícitos los objetivos del cambio, para orientar selectivamente la percepción para las circunstancias del entorno que van a facilitar el logro de los objetivos.

Los objetivos como guía de la autoeficacia. 

Los objetivos contribuyen a desarrollar la autoeficacia estimada, porque proporcionan criterios para evaluar la capacidad personal, sobre todo los logros próximos en las sub metas o actividades previas, que van proporcionando indicadores de dominio sobre una habilidad o una tarea. 

Las ejecuciones que de manera persistente, se apartan mucho del objetivo pueden disminuir la autoeficacia estimada en relación con ese objetivo.

La opinión que tienen las personas sobre su propia eficacia personal va a determinar la formulación de nuevos objetivos, la evaluación de los esfuerzos, el impacto alentador o desalentador del camino que les queda por recorrer hasta la meta. Mientras más confianza y menos dudas tengan sobre sí mismos, se desanimarán menos ante los fracasos y se esforzarán mucho más en el logro; y al contrario una baja autoeficacia puede inducir al abandono de los esfuerzos hacia la meta.

La satisfacción de conseguir los objetivos. El logro de los objetivos que suponen un desafío, inducen un sentimiento de satisfacción, se convierten en mayores incentivos y producen mayor interés, además señalan los autores, que mientras más valioso el objetivo, disminuye la incomodidad de la espera de los resultados deseados.

El peso de la historia personal. Es importante asegurarse de las experiencias positivas de cambio previas, antes de sugerir o recomendar nuevos objetivos, ya que si carecen de experiencia o paso por situaciones negativas en el pasado, recibirá los consejos de forma ineficaz.

Cómo vemos, la conducta o actitud emocional que decidamos tener, va a influir directamente en el logro de nuestras metas.

OBJETIVOS Y CONDUCTA

Puede continuar leyendo sobre motivación y autoestima

Y sobre como influyen las emociones en nuestros objetivos

Hasta el próximo articulo...

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LA VOLUNTAD

La voluntad (del latín voluntas) es la potestad de dirigir el accionar propio. Se trata de una propiedad de la personalidad, que apela a una especie de fuerza para desarrollar una acción de acuerdo a un resultado esperado.

La voluntad se dirige siempre acorde a los deseos y según las expectativas de cada quién; por lo cual el individuo debe ser capaz de diferenciar la realidad de la ilusión, según los recursos con los que cuenta y el  entorno que lo rodea, para enfocar y dirigir la acción en la consecución de su objetivo. 

El deseo es ese algo que nos mueve, es ese algo elegido por propio deseo que no es obligado por un impulso externo; pero la fuerza de voluntad se agota, como dice en su libro Kelly McGonnigal  Fuerza de voluntad, según va pasando el día la voluntad se agota como una batería.

La voluntad se fundamenta en nuestras creencias, lo cual puede mantenerla según la importancia o prioridad que le demos a nuestras metas. 

Es importante entonces recordar: que la voluntad disminuye como cualquier recurso, y mientras más decisiones tomemos durante el día, esta fuerza se agota, de tal manera que, si utilizamos nuestra energía para asuntos no tan útiles en nuestro propósito principal, estaremos perdiendo energía para otras tareas prioritarias.

Es recomendable 

Mantener hábitos saludables como el sueño reparador, que nos da el descanso para reponer la energía, mejorando la concentración y la atención.

Iniciar el día con las tareas más importantes y que requieran de más tiempo; de esta forma mantenemos la motivación de los logros diarios y no sentiremos culpa por las tareas inacabadas. Cabe acotar en este punto que es más fácil mantener planificadas todas las actividades pendientes a corto,  mediano y largo plazo.

Ajustar la agenda de planificación acorde a las horas durante las cuales siente más energía, para hacer las distintas tareas pendientes; manteniendo un horario acorde a sus roles personal, profesional y familiar. 

Por otro lado la planificación se convierte en una rutina lo que evita la toma de decisiones constante lo cual disminuye la energía que puede ser empleada en la toma de decisiones importantes que influyen en nuestra vida de forma contundente. 

Realizar pautas es fundamental durante el día y entre las actividades que este realizando. Si es un día laboral y esta en el trabajo, requiere de pautas aproximadas de 10 minutos, para  cambios de posturas y movilidad corporal, cada hora y media o 2 horas, durante los cuales puede realizar otras tareas pendientes antes de regresar a la tarea principal que requiere más concentración; luego de 4 horas se requiere de un descanso de 20 a 30 minutos, para reponer fuerzas y mejorar la concentración la cual se reduce cada 45 minutos durante la atención mantenida en algo.

Mantener los asuntos no urgentes ni importantes en horas del día durante las cuales tengamos menos energía, los cuales serían responder correos y llamadas personales, la actividad en la redes, las visitas o encuentros de ocio entre otras. Esto permite relajarnos y evitar las tentaciones.

Si no tuvo un sueño reparador se recomienda echar una siesta de 20 minutos, y si es de las personas que no duermen durante el día, tiene el recurso de la meditación, echado y concentrado en su respiración profunda y lenta, evita los pensamientos intrusivos, enfocándose mientras contrae y estira la musculatura adolorida o contracturada, esto producirá un estado de relajación muscular y mental para continuar la faena pendiente del día.

 

Si tiene el hábito del descanso diario durante el día, meditar o entrenar la respiración por 10 ó 20 minutos, es mucho mejor, porque esta comprobado que mejora la productividad al aumentar la energía y en consecuencia la concentración. 

Gestionar las emociones producidas por pensamientos negativos, que producen perdida de energía vital con quejas, enfados, estados de ira o violencia, culpabilizar a otros sobre nuestros asuntos, en vez de buscar soluciones o nuevas estrategias. 

Hay una fuerza motriz más poderosa que el vapor, la electricidad y la energía atómica: la voluntad.

(Albert Einstein)

La voluntad va ligada más que a la motivación, a la disciplina.

También le pueden interesar estos artículos que tratan de cómo mantener la motivación. y sobre el camino hacia el autocontrol de Miguel Costa y Ernesto López en el libro Educación para la Salud

Y este vídeo del Dr. La Rosa, psicólogo, que recomienda:

 5 maneras prácticas de aumentar  la fuerza de voluntad:

Hasta el próximo artículo... 

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DE LOS PORQUÉ A LOS PARA QUÉ? 

MOTIVACIÓN

Artículo inspirado en el libro, Estrés y Ansiedad  del psicólogo,  Antonio Barrero.

Puntos para analizar y reflexionar:

Sobre los objetivos: 

Enfatiza el terapeuta, que tenemos que enfocar para precisar nuestras metas"; sobre este punto se debe resaltar como requisito para enfocar nuestro objetivo que este debe ser claro, conciso y detallado.

Distinguir 

Recomienda el psicólogo reflexionar sobre estos puntos al plantearnos objetivos:

¿Cuáles son las intenciones?

¿Cuáles son los más profundos propósitos?

¿Cuáles son  las verdaderas ambiciones?

¿Cuál es el motivo que nos impulsa a seguir adelante?

¿Cuál es el significado real,  o el lugar que ocupa ese deseo, anhelo o inspiración de logro, en la escala de valores personal?

¿Qué estamos dispuestos a defender, a luchar por ello sin desdén o aburrimiento en nuestra vida?

Y sobre todo 

¿Qué estamos dispuestos a sacrificar para después, mientras nos enfocamos en lo prioritario? 

En esta última pregunta que plantea el autor, cambio la palabra sacrificar por posponer mientras disfruto el proceso hacia mi meta enfocada

.. Encontrando un motivo para lograrlo?! 

Enfocarnos en lo que tenemos

Encontrar el motivo más íntimo de esas ambiciones  y la necesidad real de lograrlo.

La actitud frente a los demás: 

El autor habla sobre aquello en lo cual nos interesamos y nos esforzamos por conseguir que constituye nuestro interés personal; por lo cual es importante mantener dirigida la atención y concentración en nuestro objetivo.

Recomienda el terapeuta analizar, evaluar y reflexionar sobre:

Las ideas y conceptos que pensamos antes de hablar", lo que mejora la comunicación interpersonal.

La escucha activa y el interés por comprender lo que dice el interlocutor", afianza el buen entendimiento entre las partes.

Sobre nuestros hábitos: 

Se refiere el autor a que deben ser los más adecuados

Para cultivar aquellas rutinas que nos acerquen a lo que queremos en nuestra vida

Realizar con constancia actividades que nos aproximen a nuestra mejor versión

A gestionar nuestro tiempo con eficacia para optimizar la  productividad y alcanzar los objetivos decididos 

GESTIONAR EL TIEMPO

Para el autor

La perseverancia

El desapego  

Y la responsabilidad de involucrarse con su vida son primordiales y son los pilares para mantener, mejorar o cambiar las circunstancias del entorno

Todo esto condiciona transformaciones que repercuten en la calidad de vida y  en el bienestar que queremos en nuestro día a día

De igual forma, subraya el psicólogo, Antonio Barrero en su libro Estrés y Ansiedad, que todos nuestros deseos están influenciados por:

Las expectativas personales 

Y la gestión emocional.

Todos estos puntos nos ayudan a aclarar los porqués de nuestras vidas personales, laborales, familiares y sociales, 

Interrogantes que en la mayoría de los casos no entendemos,  o no encontramos explicación para ciertas conductas que reproducimos, o comportamientos que alteran el fluir de las relaciones interpersonales 

RELACIONES INTERPERSONALES

Las costumbres que no comprendemos o ignoramos, 

Infinitas cuestiones que se nos escapa de nuestro entender. 

Recapacitar en estos temas nos puede ayudar a:

Aclarar dudas 

A preguntar de manera correcta

A tratar de dilucidar la decisión que nos llevó a comportarnos de forma tóxica, enfermiza o explosiva

O admitir que se necesita ayuda profesional que nos facilite herramientas cognitivas o de pensamiento para fortalecer nuestras habilidades sociales.

HABILIDADES SOCIALES

Hay hechos que tenemos que aceptar, sea por la causa que sea, es imperioso por necesidad, por conveniencia o por la urgencia del suceso.

A veces nos sometemos de mala gana, por  miedo o con resignación, con lo cual generalmente soportamos más allá de ciertos límites. o nos acostumbramos con el tiempo...

O puede ocurrir, en ese instante de sobre esfuerzo emocional, el click...ese momento que da inicio al segundo de producirse ...el disparo que indica la partida para la salida hacia nuestro nuevo comienzo

Entonces tenemos que  renovarnos  e intentar  con acciones  transformar las circunstancias,

Claro está, podemos solo cambiar lo que depende de nosotros, no todos los sucesos o  situaciones las podemos controlar, pero sí que podemos controlar la reacción que nos provoca

 Y aquello que podamos controlar lo tenemos que hacer con dedicación, constancia y perseverancia hacia el objetivo. 

DE LOS PORQUÉ A LOS PARA QUÉ?

Ignorar los sentimientos y emociones encontradas en los conflictos internos, no es una buena idea, hay que afrontarlos y mirarlos como retos que son. 

Un reto nos invita a resolver conflictos internos y externos, por nuestros deseos, quereres y deberes.

Sí no puede cambiar la situación, acepte, relájese y coopere

Piense en la solución  una salida que lo llene de satisfacción aunque sea temporal

Las pequeñas metas diarias nos llevan muy lejos

En pocas palabras, una solución que equilibre el temperamento, el anhelo y la realidad.

Lo fundamental: 

Es aceptar lo que no podemos cambiar 

Dirigir nuestros mejores esfuerzos hacia eso que nos motiva a movernos, 

Tomar la decisión de convertir los por qué? en para qué?

... en busca de la motivación.

La motivación de seguir haciendo el camino...

Hasta el próximo artículo...

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