TÉCNICAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO
Si hay algo que, de forma casi inevitable, genera estrés y ansiedad, es el desorden y la improvisación cuando intentamos iniciar o culminar un proyecto. Cuando no se delega la gestión a otra persona, el primer paso lógico, y muchas veces subestimado, es organizar el tiempo.
Crear un horario no es una imposición rígida, sino una herramienta de claridad. Organizar las horas del día y asignar a cada actividad su justa medida de tiempo permite avanzar con mayor conciencia, revisar el progreso y evaluar los resultados de forma objetiva. El orden, lejos de limitar, libera espacio mental.
Para que esta organización sea realmente efectiva, es fundamental priorizar las actividades y diversificarlas a lo largo del día, atendiendo de forma equilibrada los distintos ámbitos de la vida: el personal, el laboral y el social. No todas las tareas requieren la misma energía ni el mismo momento del día.
También es clave aprender a gestionar las distracciones. No se trata de eliminarlas por completo, sino de darles un lugar dentro de la planificación.
Llamadas pendientes, correos por responder, redes sociales o pequeños momentos de ocio forman parte de la realidad cotidiana; cuando no se contemplan, acaban invadiendo todo el horario.
Por último, la organización del tiempo necesita flexibilidad, especialmente cuando se trabaja en equipo o se comparten responsabilidades. En estos casos, funcionan mejor las pautas claras o protocolos, que definen roles y tareas concretas dentro de un plan general, evitando la improvisación constante y aportando orden sin rigidez.
A partir de esta base, existen diversas herramientas y métodos de gestión del tiempo de manera más eficiente, que ayudan a priorizar, decidir y avanzar con mayor enfoque, las cuales veremos a continuación.
Uno de los más conocidos y útiles es la Matriz de Eisenhower.
Estructura de la Matriz de Eisenhower
Estas son tareas críticas que deben abordarse de inmediato. Suelen estar relacionadas con crisis, plazos ajustados o problemas que si no se atienden pueden tener consecuencias graves.
Ejemplo: Resolver una emergencia en el trabajo o entregar un proyecto cuyo plazo vence en corto o mediano plazo.
Aquí se colocan las actividades estratégicas y preventivas, que contribuyen a tus objetivos a largo plazo. Aunque no requieren acción inmediata, son fundamentales para el progreso y la mejora.
Estas tareas suelen ser distracciones disfrazadas de urgencias, como interrupciones o demandas de otras personas. Es ideal delegarlas si es posible.
Ejemplo: Responder correos de bajo impacto o atender llamadas no esenciales.
Son tareas que no añaden valor y, en general, deberían eliminarse porque consumen tiempo sin aportar beneficios.
Cómo utilizar la matriz
Beneficios de esta técnica
Consideraciones prácticas
1. Técnica Pomodoro
Divide tu tiempo en bloques de 25 minutos de trabajo intenso (llamados "pomodoros"), seguidos de descansos cortos de 5 minutos.
Después de 4 pomodoros, toma un descanso más largo de 15-30 minutos.
Ventajas de esta técnica:
Mejora la concentración al evitar distracciones durante los intervalos.
Favorece la productividad sin agotarte mentalmente
Te ayuda a estimar cuánto tiempo necesitas para ciertas tareas.
Se pueden utilizar las siguientes herramientas:
Temporizadores físicos o apps como Focus Keeper o Forest.
Recomendaciones a tener en cuenta:
Usa los descansos cortos para estirarte, hidratarte o descansar la vista.
Ideal para tareas que requieren mucha atención, como estudiar o planificar proyectos.
2. Técnica de Bloqueo de Tiempo (Time Blocking)
Asigna bloques de tiempo específicos en tu calendario para tareas concretas.
Cada bloque está dedicado a una actividad (sin interrupciones).
Ejemplo: de 8 a 10 a.m., para planificación estratégica, de 10 a 11 a.m., para responder correos, es decir, asignas espacio de tiempo concreto según tu planificación y prioridades.
Ventajas:
Te obliga a priorizar tareas y reservar tiempo para ellas.
Reduce la multitarea al enfocarte en una sola cosa por bloque.
Excelente para personas con agendas apretadas o múltiples responsabilidades.
Herramientas que se pueden emplear:
Google Calendar, Microsoft Outlook o Notion.
Recomendaciones:
Deja espacio para descansos (pomodoros), imprevistos y emergencias.
Combínalo con otras técnicas como la Matriz de Eisenhower, para organizar las prioridades dentro de los bloques.
3. Técnica Getting Things Done (GTD)
Lista de cosas por hacer
Sistema de organización basado en cinco pasos:
Capturar: Escribe todo lo que necesitas hacer en un lugar central (apps, libretas).
Aclarar: Define qué significa cada tarea y decide si requiere acción inmediata o no.
Organizar: Clasifica las tareas según contexto, prioridad o fecha.
Reflexionar: Revisa tu lista regularmente para actualizar prioridades.
Hacer: Completa las tareas según su prioridad.
Ventajas de esta técnica:
Reduce el estrés al sacar todo de tu cabeza y ponerlo en un sistema confiable.
Te permite ver el panorama completo de tus tareas.
Ideal para proyectos complejos o estudios, con muchas partes o procesos pendientes.
Herramientas que pueden ser útiles:
Apps como Todoist, Notion o Evernote.
Recomendación:
Dedica un tiempo semanal para revisar y organizar tus listas.
4. Técnica ABCDE
Clasifica tus tareas diarias según su importancia:
A: Tareas críticas con consecuencias graves si no se hacen.
B: Importantes, pero con menos impacto.
C: Deseables, pero no esenciales.
D: Delegables.
E: Eliminables.
Ventajas:
Similar a la Matriz de Eisenhower, pero más rápida de implementar.
Te ayuda a filtrar tareas rápidamente.
Recomendación:
Dedica el 80% de tu tiempo a las tareas A y B.
5. Técnica de Prioridades de Ivy Lee
Antes de terminar tu día, escribe las 6 tareas más importantes para el día siguiente.
Ordénalas por prioridad.
Enfócate en completar una a la vez, en orden, sin pasar a la siguiente hasta que la actual esté terminada.
Ventajas:
Simple, eficaz y perfecta, para quienes se abruman con largas listas de tareas.
Garantiza progreso constante en las cosas más importantes.
Recomendación:
Limita la lista a 6 tareas clave para mantener el enfoque.
6. Método Pareto (80/20)
Basado en el principio de Pareto, el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus esfuerzos.
Identifica las tareas que generan más impacto y priorízalas.
Ventajas:
Aumenta la productividad al enfocarte en tareas de alto impacto.
Evita gastar tiempo en tareas con poco retorno o beneficios, según tus prioridades.
Recomendación:
Al planificar tu semana, pregúntate:
¿Qué actividades me acercan más a mis objetivos?
7. Técnica de los Dos Minutos
Si una tarea se puede completar en menos de dos minutos, hazla de inmediato en lugar de programarla.
Ventajas de esta técnica:
Reduce el número de tareas acumuladas.
Mantiene el flujo de trabajo sin interrupciones innecesarias.
Recomendación:
Úsala junto con la técnica GTD para tareas pequeñas.
8. Método Kanban
Visualiza tus tareas en un tablero dividido en columnas:
Por hacer, En progreso, y Completado.
Mueve las tareas a través de las columnas a medida que avanzas, puedes usar tarjetas o post-its de colores para las distintas tareas.
Ventajas:
Da claridad visual sobre el estado de tus tareas.
Reduce la sobrecarga al limitar el número de tareas en "En progreso".
Herramientas útiles:
Trello, Asana, o tableros físicos.
Sugerencia para tu agenda en un nuevo año
Puedes combinar estas técnicas según el tipo de tareas:
Time Blocking o bloques de tiempo, para planificación diaria.
Pomodoro para tareas intensivas (como estudiar, planificar o investigar).
GTD o lista de tareas, para mantener un sistema de organización general.
Complementa con el método Ivy Lee para elegir las tareas clave de cada día.
Puedes mantener tu programación general en material visual, sea físico o digital, como un mapa general; y utilizar una app o agenda física, para los detalles diarios, lo cual es una forma poderosa de organizarte.
La productividad y las rocas de Franklin
LAS ROCAS O COSAS ACUMULADAS SIN HACER
El concepto de las "rocas" es genial, porque te recuerda que esas tareas son inamovibles y deben ser resueltas, lo cual es clave para mantener el enfoque y alcanzar los objetivos.
1. Uso de colores para codificar las tareas
Rojo: Tareas urgentes e importantes (¡atención inmediata!).
Naranja: Tareas importantes, pero no urgentes.
Amarillo: Tareas urgentes, pero no críticas.
Verde: Tareas completadas.
Por categoría:
Azul: Trabajo.
Morado: Desarrollo personal (ejemplo rutina de ejercicio).
Rosa: Proyectos a largo plazo (ejemplo planificar, investigar).
Gris: Pendientes que pueden esperar.
Cómo aplicarlo: Usa marcadores o post-its de colores para que las categorías sean fáciles de identificar de un vistazo.
2. Iconos o dibujos simbólicos
Dibuja pequeños símbolos al lado de las tareas para representarlas visualmente:
💡 = Idea o tarea creativa.
📚 = Estudio o aprendizaje.
🏋️ = Actividad física.
🛠️ = Proyecto o tarea técnica.
🕒 = Plazo crítico.
Ventaja: Hace que el mapa visual sea más atractivo y te ayuda a identificar rápidamente el tipo de tarea a realizar.
3. Efecto "roca" personalizado
Cuando una tarea se convierta en "roca," es decir que no la haz completado o realizado, usa un marcador más grueso para rodearla y escríbela en una esquina especial del mapa visual, como recordatorio constante.
4. Espacio de motivación
Añade frases motivadoras, citas o recordatorios personales, como:
“Las rocas construyen montañas.” tareas incompletas.
“Haz hoy lo que importa.”
“Cada tarea terminada es un paso más cerca a mis metas.”
5. Líneas de progreso
Traza líneas para tareas largas o proyectos en curso.
Ejemplo: Si estás estudiando, dibuja una línea con hitos de tareas completadas y márcalas a medida que avances.
6. Espacios temáticos
Dedica una sección a tus pendientes semanales, otra para tus objetivos mensuales y otra para los logros alcanzados; esto lo puedes realizar en una agenda física o digital, lo cual se debe revisar periódicamente.
Logros: Escribe cada tarea o proyecto completado en un color brillante como una celebración visual.
7. Adhesivos y gamificación
Usa stickers o pegatinas, como recompensas por completar tareas o bloques:
⭐️ = Tarea clave completada.
🏆 = Semana productiva.
Puedes motivarte estableciendo metas, como: "10 estrellas = un día de descanso especial."
8. Temporizadores visuales
Si usas Pomodoro, dibuja relojes pequeños al lado de las tareas donde puedes sombrear o tachar los intervalos que completes.
9. Tareas del día o mantra
Crea un espacio en el centro del mapa visual para las 6 tareas diarias de Ivy Lee.
Escribe allí tu mantra o recordatorio del día, como por ejemplo: Hoy haré lo que importa primero
Herramientas complementarias
Post-its: Fáciles de mover entre bloques o columnas.
Cinta washi: Úsala para dividir si usas medios físicos como una cartulina en secciones con estilo.
Rotuladores fluorescentes: Destacan tareas especiales o deadlines.
Resumiendo
Organizar el tiempo no es una cuestión de hacer más cosas, sino de hacer lo que realmente importa, en el momento adecuado y con la energía correcta.
Cuando existe una estructura clara, el estrés disminuye, las decisiones se simplifican y los proyectos dejan de sentirse como una carga constante. Las herramientas de gestión del tiempo no son reglas rígidas, sino apoyos flexibles que pueden adaptarse a cada etapa, objetivo y estilo de vida.
No se trata de aplicar todas las técnicas a la vez, sino de combinar aquellas que mejor encajen contigo, con tu realidad diaria y tus prioridades actuales. A veces bastará con planificar mejor; otras, con eliminar lo innecesario o aprender a delegar.
El orden externo crea espacio interno. Y ese espacio es el que permite avanzar con mayor claridad, constancia y sentido.
Desde la claridad de prioridades de la matriz de Eisenhower, pasando por el flujo visual del método Kanban, hasta la disciplina reflexiva de Benjamin Franklin, todas estas técnicas apuntan a lo mismo: decidir mejor qué merece tu tiempo para vivir y trabajar con menos estrés y mayor enfoque.
Y si desea seguir leyendo sobre la gestión del tiempo y los objetivos, le dejo este artículo que trata sobre las emociones y los objetivos
Este otro enfocado en ideas generales al iniciar un proyecto
Y si no leyó el articulo sobre Benjamín, aquí le dejo el link productividad y las rocas de Benjamin Franklin .
Hasta el próximo artículo...
