TÉCNICAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO

La Matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo y toma de decisiones, creada por el general Dwight D. Eisenhower, quién fue presidente de los Estados Unidos. 

La matriz ayuda a priorizar tareas de acuerdo con su urgencia e importancia, permitiendo centrarse en lo que realmente aporta valor y dejando de lado lo que no.

Estructura de la Matriz de Eisenhower

La matriz se divide en cuatro cuadrantes según dos criterios: urgente y importante. Cada cuadrante se utiliza para clasificar las tareas:

Cuadrante 1: Urgente e importante (Hacer)

Estas son tareas críticas que deben abordarse de inmediato. Suelen estar relacionadas con crisis, plazos ajustados o problemas que si no se atienden pueden tener consecuencias graves.

Ejemplo: Resolver una emergencia en el trabajo o entregar un proyecto cuyo plazo vence en corto o  mediano plazo.

Cuadrante 2: No urgente pero importante (Planificar)

Aquí se colocan las actividades estratégicas y preventivas, que contribuyen a tus objetivos a largo plazo. Aunque no requieren acción inmediata, son fundamentales para el progreso y la mejora.

Ejemplo: Desarrollar un plan de negocios, aprender una nueva habilidad o hacer ejercicio regularmente.

Cuadrante 3: Urgente pero no importante (Delegar)

Estas tareas suelen ser distracciones disfrazadas de urgencias, como interrupciones o demandas de otras personas. Es ideal delegarlas si es posible.

Ejemplo: Responder correos de bajo impacto o atender llamadas no esenciales.

Cuadrante 4: Ni urgente ni importante (Eliminar)

Son tareas que no añaden valor y, en general, deberían eliminarse porque consumen tiempo sin aportar beneficios.

Ejemplo: Ver televisión sin propósito, navegar sin rumbo en redes sociales.

Cómo utilizar la matriz

Clasifica tus tareas: Enumera todas tus actividades y colócalas en el cuadrante correspondiente.

Prioriza: Dedica tu tiempo primero al cuadrante 1, después planifica las actividades del cuadrante 2.

Optimiza: Identifica tareas del cuadrante 3 que puedas delegar y elimina actividades del cuadrante 4.

Revisión periódica: Revisa la matriz regularmente para adaptarla a nuevos desafíos y objetivos.

Beneficios de esta técnica

Mayor productividad: Te enfocas en lo que realmente importa.

Reducción del estrés: Al evitar tareas innecesarias y manejar urgencias de forma estructurada.

Mejor gestión del tiempo: Planificas actividades importantes antes de que se vuelvan urgentes.

Progreso en objetivos a largo plazo: Dedicar tiempo al cuadrante 2 fomenta el crecimiento personal y profesional.

Consideraciones prácticas

No todo lo urgente es importante.  Aprende a distinguir la diferencia. 

Evita que lo "urgente" consuma todo tu tiempo. 

Planificar tareas importantes evita que se vuelvan urgentes.

La delegación y eliminación son habilidades esenciales para optimizar el tiempo.

Además de la Matriz de Eisenhower, hay varias técnicas de gestión del tiempo que se pueden combinar, para optimizar la productividad.

1. Técnica Pomodoro

Divide tu tiempo en bloques de 25 minutos de trabajo intenso (llamados "pomodoros"), seguidos de descansos cortos de 5 minutos.

Después de 4 pomodoros, toma un descanso más largo de 15-30 minutos.

Ventajas de esta técnica:

Mejora la concentración al evitar distracciones durante los intervalos.

Favorece la productividad sin agotarte mentalmente

Te ayuda a estimar cuánto tiempo necesitas para ciertas tareas.

Se pueden utilizar las siguientes herramientas:

Temporizadores físicos o apps como Focus Keeper o Forest.

Recomendaciones a tener en cuenta:

Usa los descansos cortos para estirarte, hidratarte o descansar la vista.

Ideal para tareas que requieren mucha atención, como estudiar o planificar proyectos.

2. Técnica de Bloqueo de Tiempo (Time Blocking)

Asigna bloques de tiempo específicos en tu calendario para tareas concretas. 

Cada bloque está dedicado a una actividad (sin interrupciones).

Ejemplo: de 8 a 10 a.m., para planificación estratégica, de 10 a 11 a.m.,  para responder correos, es decir, asignas espacio de tiempo concreto según tu planificación y prioridades.

Ventajas:

Te obliga a priorizar tareas y reservar tiempo para ellas.

Reduce la multitarea al enfocarte en una sola cosa por bloque.

Excelente para personas con agendas apretadas o múltiples responsabilidades.

Herramientas que se pueden emplear:

Google Calendar, Microsoft Outlook o Notion.

Recomendaciones:

Deja espacio para descansos (pomodoros) y emergencias.

Combínalo con otras técnicas como la Matriz de Eisenhower, para organizar las prioridades dentro de los bloques.

3. Técnica Getting Things Done (GTD)

 Lista de cosas por hacer

Sistema de organización basado en cinco pasos:

Capturar: Escribe todo lo que necesitas hacer en un lugar central (apps, libretas).

Aclarar: Define qué significa cada tarea y decide si requiere acción  inmediata o no.

Organizar: Clasifica las tareas según contexto, prioridad o fecha.

Reflexionar: Revisa tu lista regularmente para actualizar prioridades.

Hacer: Completa las tareas según su prioridad.

Ventajas de esta técnica:

Reduce el estrés al sacar todo de tu cabeza y ponerlo en un sistema confiable.

Te permite ver el panorama completo de tus tareas.

Ideal para proyectos complejos o estudios, con muchas partes o procesos pendientes.

Herramientas que pueden  ser útiles:

Apps como Todoist, Notion o Evernote.

Recomendación:

Dedica un tiempo semanal para revisar y organizar tus listas.

4. Técnica ABCDE

Clasifica tus tareas diarias según su importancia:

A: Tareas críticas con consecuencias graves si no se hacen.
B: Importantes, pero con menos impacto.
C: Deseables, pero no esenciales.
D: Delegables.
E: Eliminables.

Ventajas:

Similar a la Matriz de Eisenhower, pero más rápida de implementar.

Te ayuda a filtrar tareas rápidamente.

Recomendación:

Dedica el 80% de tu tiempo a las tareas A y B.

5. Técnica de Prioridades de Ivy Lee

Antes de terminar tu día, escribe las 6 tareas más importantes para el día siguiente.

Ordénalas por prioridad.

Enfócate en completar una a la vez, en orden, sin pasar a la siguiente hasta que la actual esté terminada.

Ventajas:

Simple, eficaz y perfecta, para quienes se abruman con largas listas de tareas.

Garantiza progreso constante en las cosas más importantes.

Recomendación:

Limita la lista a 6 tareas clave para mantener el enfoque.

6. Método Pareto (80/20)

Basado en el principio de Pareto, el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus esfuerzos.

Identifica las tareas que generan más impacto y priorízalas.

Ventajas:

Aumenta la productividad al enfocarte en tareas de alto impacto.

Evita gastar tiempo en tareas con poco retorno o beneficios, según tus prioridades.

Recomendación:

Al planificar tu semana, pregúntate: 

¿Qué actividades me acercan más a mis objetivos?

7. Técnica de los Dos Minutos

Si una tarea se puede completar en menos de dos minutos, hazla de inmediato en lugar de programarla.

Ventajas de esta técnica:

Reduce el número de tareas acumuladas.

Mantiene el flujo de trabajo sin interrupciones innecesarias.

Recomendación:

Úsala junto con la técnica GTD para tareas pequeñas.

8. Método Kanban

Visualiza tus tareas en un tablero dividido en columnas: 

Por hacer, En progreso, y Completado.

Mueve las tareas a través de las columnas a medida que avanzas.

Ventajas:

Da claridad visual sobre el estado de tus tareas.

Reduce la sobrecarga al limitar el número de tareas en "En progreso".

Herramientas útiles:

Trello, Asana, o tableros físicos.

Sugerencia para tu agenda en un nuevo año

Puedes combinar estas técnicas según el tipo de tareas:

Time Blocking o bloques de tiempo, para  planificación diaria.

Pomodoro para tareas intensivas (como estudiar, planificar o investigar).

GTD o lista de tareas, para mantener un sistema de organización general.

Complementa con el método Ivy Lee para elegir las tareas clave de cada día.

Puedes mantener tu programación general en material visual, sea físico o digital, como un mapa general; y utilizar una app o agenda física,  para los detalles diarios, lo cual es una forma poderosa de organizarte. 

La productividad y las rocas de Franklin

Benjamín Franklin

Son una alegoría con las que comparaba uno de los personajes más eficaces y productivos de la historia, Benjamín Franklin, a aquellas actividades pendientes y necesarias, para la consecución de un plan, con pesos, rocas o tareas inacabadas, que retrasan las etapas o pasos a seguir para conseguirlo.

LAS ROCAS O COSAS ACUMULADAS SIN HACER

El concepto de las "rocas" es genial, porque te recuerda que esas tareas son inamovibles y deben ser resueltas, lo cual es clave para mantener el enfoque y alcanzar los objetivos.

Ideas creativas para resaltar tareas pendientes según importancia, en tu sistema visual:

1. Uso de colores para codificar las tareas

Por prioridad:

Rojo: Tareas urgentes e importantes (¡atención inmediata!).

Naranja:  Tareas importantes, pero no urgentes.

Amarillo:  Tareas urgentes, pero no críticas.

Verde: Tareas completadas.

Por categoría:

Azul: Trabajo.

Morado: Desarrollo personal (ejemplo rutina de ejercicio).

Rosa: Proyectos a largo plazo (ejemplo planificar, investigar).

Gris: Pendientes que pueden esperar.

Cómo aplicarlo: Usa marcadores o post-its de colores para que las categorías sean fáciles de identificar de un vistazo.

2. Iconos o dibujos simbólicos

Dibuja pequeños símbolos al lado de las tareas para representarlas visualmente:

💡 = Idea o tarea creativa.
📚 = Estudio o aprendizaje.
🏋️ = Actividad física.
🛠️ = Proyecto o tarea técnica.
🕒 = Plazo crítico.

Ventaja: Hace que el mapa visual sea más atractivo y te ayuda a identificar rápidamente el tipo de tarea a realizar.

3. Tablero Kanban en el mapa visual

Divide una sección  en tres columnas:

Por hacer, En progreso, Completado.

Usa tarjetas o post-its para las tareas y muévelas a medida 

4. Efecto "roca" personalizado

Cuando una tarea se convierta en "roca," es decir que no la haz completado o realizado, usa un marcador más grueso para rodearla y escríbela en una esquina especial del  mapa visual, como recordatorio constante.

5. Espacio de motivación

Añade frases motivadoras, citas o recordatorios personales, como:

“Las rocas construyen montañas.” tareas incompletas.

“Haz hoy lo que importa.”

“Cada tarea terminada es un paso más cerca a mis metas.”

6. Líneas de progreso

Traza líneas para tareas largas o proyectos en curso.

Ejemplo: Si estás estudiando, dibuja una línea con hitos de tareas completadas y márcalas a medida que avances.

7. Espacios temáticos

Dedica una sección a tus pendientes semanales, otra para tus objetivos mensuales y otra para los logros alcanzados; esto lo puedes realizar en una agenda física o digital, lo cual se debe revisar periódicamente.

Logros: Escribe cada tarea o proyecto completado en un color brillante como una celebración visual.

8. Adhesivos y gamificación

Usa stickers o pegatinas, como recompensas por completar tareas o bloques:

⭐️ = Tarea clave completada.
🏆 = Semana productiva.

Puedes motivarte estableciendo metas, como: "10 estrellas = un día de descanso especial."

9. Temporizadores visuales

Si usas Pomodoro, dibuja relojes pequeños al lado de las tareas donde puedes sombrear o tachar los intervalos que completes.

10. Tareas del día o mantra

Crea un espacio en el centro del mapa visual para las 6 tareas diarias de Ivy Lee.

Escribe allí tu mantra o recordatorio del día, como por ejemplo: Hoy haré lo que importa primero

Herramientas complementarias

Post-its: Fáciles de mover entre bloques o columnas.

Cinta washi: Úsala para dividir si usas medios físicos como una  cartulina en secciones con estilo.

Rotuladores fluorescentes: Destacan tareas especiales o deadlines.

Bueno...Espero que sea de utilidad este resumen sobre técnicas para  gestionar el tiempo y la consecución de los objetivos, realizado con IA Chatgpt, revisado y complementado en esta plataforma

Y si desea seguir leyendo sobre la gestión del tiempo y los objetivos, le dejo este artículo que trata sobre las emociones y los objetivos

Este otro artículo enfocado en ideas generales al iniciar un proyecto 

Y si no leyó el articulo sobre Benjamín, aquí le dejo el link productividad y las rocas de Benjamin Franklin .

 

Hasta el próximo artículo...

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 LA PRODUCTIVIDAD Y  LAS ROCAS DE FRANKLIN 

IMAGEN EN LA  RED MODIFICADA CON PICASA

LAS ROCAS DE FRANKLIN

LAS ROCAS DE FRANKLIN

Son una alegoría con las que comparaba uno de los personajes más eficaces y productivos de la historia, Benjamin Franklin, a aquellas actividades pendientes y necesarias, para la consecución de un plan, con pesos, rocas o tareas inacabadas, que retrasan las etapas o pasos a seguir para conseguirlo.

El éxito de este ilustre inventor, radicaba en que mantenía un plan diario de cada hora del día con su actividad

Con este método de mantener un plan diario crea una rutina que a largo plazo, sí es realizada con  perseverancia, se convertirá en un hábito, después en una costumbre, y al final pasa a formar parte del carácter de cada persona.

MADRUGAR

Con la agenda de Franklin se inicia el día:

Madrugando con energías renovadas

 

Planteándose los objetivos del día sencillos o complejos

Él se preguntaba diariamente: 

¿Qué es lo que puedo hacer bien hoy? 

¿Qué puedo conseguir hoy  y sentirme orgulloso por ello?"

Priorizaba las actividades del día, tanto para él, como para las personas importantes en su vida; y se  concentraba en cada una de las actividades eficazmente, focalizando la meta del día propuesta. 

Mantenía un equilibrio entre vida personal, laboral, social y familiar, en otras palabras, unas horas al día para cada área y así cumplir con la parte física, emocional y espiritual.

AGENDA FRANKLIN

Trataba de aprender siempre algo nuevo y útil, para cultivarse intelectualmente y que lo acercará más a su objetivo.

Intentaba terminar todas las actividades programadas para la jornada del día, y al final reexaminaba el horario para ver que le faltaba por realizar; y se preguntaba:

 "¿Qué es lo que he conseguido hacer bien hoy? 

"¿De qué me siento orgulloso?" 

AGENDA HORARIO PLANIFICACIÓN

El horario, no sólo lo revisaba 

Al final del día

Al terminar la semana

Al fin de mes 

Por supuesto trimestralmente 

Y hacía el cierre anual

A demás siempre comenzaba la página de su horario con las rocas, es decir, con toda tarea que no había podido por cualquier causa culminar...

Así pues, consideraba los trabajos inconclusos como  retos por resolver y concretar, para completar la labor iniciada previamente.

Finalmente cuándo revisamos exactamente las horas dedicadas por este político, científico e inventor, al  trabajo son exactamente ocho horas diarias, pero, con su método logró regalarnos entre otras cosas el pararrayos y las lentes bifocales.

 ¿8 HORAS...?

Si la gestión del tiempo es efectiva, las horas se  optimizan y sin lugar a dudas, el hecho de realizarlo diariamente se evidencia en los resultados obtenidos al final del ciclo, al cual se le llama año.

Controlar el timón

Para controlar el timón hay que conocerse a sí mismo:

Reconocer las debilidades, e inmediatamente en cuánto se lo permita, idee un plan para transformar estas debilidades  en algo que lo acerque más a lo que verdaderamente quiere, y para eso, debe saber exactamente lo que anhela... desde dentro de su ser y actuar en consecuencia.

Aceptar los errores y emendar el daño, acorde a las posibilidades reales, sino se da la oportunidad, no se enganche! perdónese y continúe...

Recuerde que la vida tiene infinitas probabilidades y usted... es una de ellas. 

 

Expresar el potencial de fortalezas que todos poseemos, 

por ejemplo el saber hacer y compartir, tan sencillo...

Sí sabe cocinar... cocine, si  limpia..  limpie.. deje todo reluciente, cómo sólo lo sabe  hacer usted!

Y así sucesivamente...

El jardinero a su jardín...

Cada quién con sus habilidades puede mejorar su calidad de  vida en todos los sentidos.

SABER HACER Y COMPARTIR

Si no sabe aprenda! así de simple

 

"nadie nació aprendido ni lo sabe todo"..

Sí ya sabe, mejore; si es mejor manténgase actualizado.. 

Y si es un experto en la materia, pues, plantéese comenzar a investigar otros temas, que seguro le agradan,  y cómo nunca tenía  tiempo para esas cosas....

Hay momentos que generalmente se acompañan de las personas importantes con las cuales compartir y nos llena el espíritu de alegría y satisfacción...

No obstante, en  estos momentos de pandemia es importante 

Guardar la distancia 

Y evitar salir de casa si no es necesario

Por otro lado, tendemos a procrastinar, es decir, dejar para después la  acción a realizar hacia el objetivo, creándose una linea intemporal que generalmente involucra asuntos vitales.(emocionalmente hablando). 

Cuente entonces usted, las horas efectivas que trabajaba Franklin, pero que optimizo con su técnica... 

Y habrá descubierto el secreto del éxito!

La vida tiene infinitas probabilidades...
  y usted,  es una de ellas. 

¿Cuáles son nuestras rocas?: 

Es importante precisar las rocas, sino tenemos claro sobre lo  que debemos actuar, lo más probable, es que no lo podamos resolver y enfrentar con efectividad los conflictos, de la naturaleza que sean.

La falta de organización, o las etapas que no hemos planificado, ni a corto ni a mediano  plazo, y mucho menos a largo plazo, se  convierten en una fuente de estrés y ansiedad en nuestra vida diaria, originándose un conflicto interno por los asuntos no resueltos que nos mantienen paralizados.

Procrastinamos dejando todo para otro momento sin fecha de finalización

Falta de compromiso

Sí falta la responsabilidad por parte de nosotros, inexorablemente la tarea no se finaliza a tiempo, no se coordina una acción con la otra, en fin no se logra el objetivo fijado

Se ha de tener en cuenta que ningún  otro lo va hacer por nosotros, a menos que se delegue la actividad. 

Nadie va a cumplir sus metas

Otra roca es la falta de motivación

Hay que buscar la causa de la desmotivación hacia un objetivo deseado, tal vez, no es lo que verdaderamente se quiere, y probablemente esto sea lo que influye en nuestra actitud de evitación, y/o no se tiene la suficiente fuerza de voluntad y la pasión para continuar hacia la meta.

Sí esto es así, hay que replantearse el propósito y la intención de lo que pretendemos lograr, 

Cambiar o modificar si es preciso, la perspectiva o los paradigmas que no dan resultado.

Seguimos con las rocas...

Falta de atención o concentración, esto es importante ya que en esta era de la información podemos saturarnos, o perder tiempo en la red, con noticias, artículos, vídeos, y un larguísimo etcétera...con lo cual, desperdiciamos el aquí y el ahora en la productividad de nuestro día a día en lo que realmente queremos.

En muchas ocasiones tanta información no ayuda a mejorarnos, al contrario, detiene el flujo de ideas en las etapas del plan, que tenemos programado hacia nuestro proyecto u objetivo.

Perdida de tiempo, en arreglar el desorden de todos los espacios físicos de casa o la oficina, porque no somos capaces de mantener en orden las cosas. 

Mantenemos hábitos que nos hacen malgastar horas enteras, contestando mensajes triviales, hablando por teléfono o mirando la tele por horas enteras..

Son algunos ejemplos de los ladrones del tiempo 

En este punto es libre de pensar en todas las situaciones que le hacen perder el momento presente. 

Toda perdida de tiempo a largo plazo se convierte en una costumbre que roba el ahora y el tiempo perdido no se recupera.

Hay decir NO a tiempo, a veces ocupamos nuestro tiempo en cosas que no queremos y que además, sabemos que no nos ayudan en nada a nuestro propósito y finalidad, pero no somos capaces de decir que no.

Por lo tanto, es fundamental priorizar nuestros asuntos en función del tiempo que disponemos, para de este modo finalizar según la planificación de las tareas o actividades pendientes.

Si los resultados no son óptimos, no hemos logrado nuestros objetivos.

RESULTADOS

RESULTADOS

Los resultados son los que indican que todo va bien, regular, mal...el calificativo es lo que menos importa! 

Lo fundamental en este sentido es 

¿Cómo se siente? 

¿Está satisfecho o no con el resultado obtenido?

¿Ha realizado otras actividades o tareas que han impedido dedicarle más tiempo a su proyecto principal?

¿Piensa que pudo haber hecho algo más para lograr el resultado que esperaba y no lo  hizo? 

No cumplió con la planificación, pero dedico "ese" tiempo a otras actividades que lo hicieron sentir más descansado, más alegre,  más activo y sobre todo más satisfecho?...pues muy bien! 

He aquí el dilema, el núcleo o centro del asunto...

Nuestras expectativas a cerca de la vida que deseamos vivir...! son las que marcan los límites de nuestros esfuerzos 

Al analizar todo objetivamente:

Los resultados son los que reflejan la eficacia de la acción 

Y la acción depende de la intención y la voluntad en:

La decisión de elegir una meta realista, zapatero a su zapato,

cada quién con sus habilidades o simplemente la destreza en hacer lo que se sabe hacer! 

La ejecución de la idea se debe plantear por áreas, revisando los recursos con que contamos, así como también  dividiéndola por pasos o etapas y subdividiendo todo lo que se pueda para una mejor estructura mental 

La planificación debe ser de todo el proyecto sea sencillo o complejo porque cocinar a diario y no aburrirnos es ya un proyecto...

La estrategia o el método empleado en la planificación y ejecución de la idea,  debe ser revisado periódicamente, para objetivar los resultados

Entonces, sí no se ha concretado el resultado deseado de forma positiva obteniendo beneficios; o al contrario a provocado perdidas, sean económicas, emocionales o físicas; se debería analizar la optimización de las acciones a seguir para mejorar los resultados.

A veces la improvisación, la inobservancia o simplemente la falta de atención y concentración, pueden provocar una mala gestión al programar un plan a seguir para culminar una actividad  

Es bueno acotar que en estos nuevos tiempos de pandemia se recomienda planificar de manera eficiente, tomando en cuenta las medidas de seguridad para nosotros y para los demás,y que incluya los posibles cambios en el entorno tanto interno como externo.

Resumiendo

Es aconsejable evaluar, analizar e investigar 

Los pasos seguidos

El método empleado en cada una de las etapas previas

Las distintas estrategias utilizadas 

Y de esta forma mejorar el procedimiento para que sea más eficiente.

Crear nuevas ideas 

Cambiar la perspectiva 

"...continuar haciendo lo mismo, nos dará los mismos resultados"

Gestionar el tiempo

Gestionar el tiempo es una buena estrategia y las herramientas para conseguirlo son:

La agenda llevarla al día, 

planificar nuestro tiempo y resolver las tareas no resueltas

El horario es imprescindible para tener una rutina 

Los hábitos saludables nos ayudan a optimizar nuestro tiempo

La entrega del trabajo final

Son los resultados de nuestra gestión del tiempo en la consecución de nuestros objetivos.

Cuándo falla el plan...de nada vale quedarse ahí quejándose... 

La actitud es lo importante, hay que mirar de forma diferente, observar... para cambiar la perspectiva de la situación, revisar al detalle nuestras debilidades, nuestras rocas.. 

Solucionar cambiar las formas o los modos de hacer las cosas para obtener los mayores beneficios y por ende una mejor calidad de vida.

Al cambiar la perspectiva se modifica la disposición a investigar e informarnos de el cómo creamos, elaboramos o transformamos la idea que tenemos en mente para realizarla.

En  este punto quiero acotar que la idea puede ser sencilla o compleja, lo fundamental en este punto es que la imaginación es libre  y es su objetivo.

El conflicto interno y/o externo, se presenta acorde a sus expectativas, que en muchos casos nos paraliza en el camino hacia lo que aspiramos obtener. 

  

La actitud a emular el ejemplo a seguir, reflexionar sobre otras personas que han superado situaciones semejantes, o peores-según la perspectiva individual-. 

Dejarse guiar o ayudar por otros, que tienen buenísimas e innovadoras ideas, estrategias, métodos o protocolos, para mejorar, aprender y/o perfeccionar la forma en que hacemos las cosas....y son estos personajes en muchas ocasiones motivo de inspiración.

Hasta el próximo artículo....y manos a la obra.

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