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Vaciar la mente y ordenar proyectos sin saturarte: GTD y La Regla de Ivy Lee
Cuando tienes muchas cosas en la cabeza, el problema no suele ser la falta de tiempo, sino el ruido mental. Tareas a medias, ideas sueltas, proyectos grandes sin definir… todo eso ocupa espacio, incluso cuando no estás trabajando en ello.
Después de aprender a organizar el tiempo sin estrés, y mejorar la concentración sin agotarte, con la técnica de pomodoro y los bloques de tiempo, aparece una necesidad nueva:
Sacar las cosas de la cabeza para poder pensar con claridad. Aquí es donde métodos como GTD y la regla de Ivy Lee pueden ayudarte, siempre que se usen con flexibilidad.
En este artículo no vamos a aplicar los sistemas de forma estricta. Vamos a quedarnos con lo esencial:
Cómo volcar todo lo que te ronda la mente,
Cómo diferenciar tareas de proyectos,
Y cómo elegir cada día pocas acciones concretas que sí puedas asumir.
Porque tenerlo todo en la cabeza no es planificar, es agotarse.
Tener demasiadas tareas en la cabeza genera ansiedad y sensación de descontrol. Sacarlas de la mente es el primer alivio.
La técnica Ivy Lee simplifica aún más: elegir solo 6 tareas importantes para el día siguiente y hacerlas en orden.
El método GTD (Getting Things Done) propone capturar todas las tareas en un sistema externo, organizarlas y revisarlas con regularidad.
Técnica Getting Things Done (GTD)
Lista de cosas por hacer
Sistema de organización basado en cinco pasos:
Capturar: Escribe todo lo que necesitas hacer en un lugar central (apps, libretas).
Aclarar: Define qué significa cada tarea y decide si requiere acción inmediata o no.
Organizar: Clasifica las tareas según contexto, prioridad o fecha.
Reflexionar: Revisa tu lista regularmente para actualizar prioridades.
Hacer: Completa las tareas según su prioridad.
Ventajas de esta técnica:
Reduce el estrés al sacar todo de tu cabeza y ponerlo en un sistema confiable.
Te permite ver el panorama completo de tus tareas.
Ideal para proyectos complejos o estudios, con muchas partes o procesos pendientes.
Herramientas que pueden ser útiles:
Apps como Todoist, Notion o Evernote.
Recomendación:
Dedica un tiempo semanal para revisar y organizar tus listas.
Técnica de Prioridades de Ivy Lee
Antes de terminar tu día, escribe las 6 tareas más importantes para el día siguiente.
Ordénalas por prioridad.
Enfócate en completar una a la vez, en orden, sin pasar a la siguiente hasta que la actual esté terminada.
Ventajas:
Simple, eficaz y perfecta, para quienes se abruman con largas listas de tareas.
Garantiza progreso constante en las cosas más importantes.
Recomendación:
Limita la lista a 6 tareas clave para mantener el enfoque.
No necesitas hacerlo todo hoy. Necesitas saber qué toca ahora. Menos ruido mental, más claridad.
Vaciar la mente y ordenar proyectos te da claridad, pero no te dice por dónde empezar. Cuando todo está escrito, el siguiente paso es decidir qué merece tu atención ahora y qué puede esperar.
En el siguiente artículo veremos cómo elegir qué va primero al planificar.
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