Cómo Decidir Qué Va Primero al Planificar: Priorizar con Pareto y Otras Técnicas

 

 Cómo Decidir Qué Va Primero

 

al Planificar:

 

Priorizar con Pareto y Otras Técnicas

Una de las mayores fuentes de estrés además de la cantidad de tareas por realizar, es la sensación de que siempre estás dejando algo importante sin hacer. Priorizar puede convertirse fácilmente en una lucha interna entre lo urgente, lo pendiente y lo que “deberías” estar haciendo.

Entonces tenemos que  Después de aprender a organizar el tiempo sin estrés, mejorar la concentración sin agotarte, con la técnica de pomodoro y los bloques de tiempo, y has vaciado la mente para ordenar proyectos, llega el momento de tomar decisiones. No para hacerlo todo, sino para elegir con criterio y sin culpa que va primero. 

Priorizar no significa renunciar a lo importante, sino darle un lugar adecuado en el momento indicado a cada actividad.

En este artículo veremos tres herramientas sencillas —el método ABCDE, el principio de Pareto y la regla de los dos minutos— aplicadas de forma flexible. No como normas estrictas, sino como apoyos para aligerar la carga mental y reducir la autoexigencia.

Porque no todo tiene la misma importancia, aunque a veces lo parezca.

Organizarse no es exigirse más, es tratarse mejor

 

Muchas tareas parecen importantes, pero no todas tienen el mismo impacto. Priorizar es elegir conscientemente.

El método ABCDE clasifica tareas por nivel de importancia.

El principio 80/20 recuerda que pocos esfuerzos generan la mayoría de resultados.

La regla de los dos minutos evita acumular pequeñas tareas innecesarias.

 Técnica ABCDE

Clasifica tus tareas diarias según su importancia:

A: Tareas críticas con consecuencias graves si no se hacen.
B: Importantes, pero con menos impacto a corto plazo.
C: Deseables, pero no esenciales.
D: Delegables.
E: Eliminables.

Ventajas:

Similar a la Matriz de Eisenhower, pero más rápida de implementar.

Te ayuda a filtrar tareas rápidamente.

Recomendación:

Dedica el 80% de tu tiempo a las tareas A y B.

 Método Pareto (80/20)

Basado en el principio de Pareto, el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus esfuerzos.

Identifica las tareas que generan más impacto y priorízalas.

Ventajas:

Aumenta la productividad al enfocarte en tareas de alto impacto.

Evita gastar tiempo en tareas con poco retorno o beneficios, según tus prioridades.

Recomendación:

Al planificar tu semana, pregúntate: 

¿Qué actividades me acercan más a mis objetivos?

Técnica de los Dos Minutos

Si una tarea se puede completar en menos de dos minutos, hazla de inmediato en lugar de programarla.

Ventajas de esta técnica:

Reduce el número de tareas acumuladas.

Mantiene el flujo de trabajo sin interrupciones innecesarias.

Recomendación:

Úsala junto con la técnica GTD para tareas pequeñas.

Priorizar no es ser rígido, es saber a dónde enfocar tu energía, tu esfuerzo y sobre todo a qué dedicas tu tiempo. Hacer menos puede significar avanzar más.

Priorizar te ayuda a decidir qué va primero, pero mantenerlo presente en el día a día no siempre es fácil. Para sostener esas decisiones sin volver al caos, es fundamental poder verlas, revisarlas regularmente, y ajustar de ser necesario.

En el siguiente artículo veremos cómo visualizar la productividad y los progresos de nuestra  planificación previa.

Este post forma parte de una guía completa sobre gestión del tiempo.

👉 ¿Quieres profundizar más?

En este artículo tienes la guía completa sobre gestión del tiempo, donde explico todas estas técnicas con ejemplos y cómo combinarlas según tus objetivos. Técnicas de gestión del tiempo: Cómo organizar tus prioridades, reducir el estrés y ganar enfoque

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Hasta el próximo artículo...

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Vaciar la mente y ordenar proyectos sin saturarte: GTD y La Regla de Ivy Lee

Cuando tienes muchas cosas en la cabeza, el problema no suele ser la falta de tiempo, sino el ruido mental. Tareas a medias, ideas sueltas, proyectos grandes sin definir… todo eso ocupa espacio, incluso cuando no estás trabajando en ello.

Después de aprender a organizar el tiempo sin estrés, y mejorar la concentración sin agotarte, con la técnica de pomodoro y los bloques de tiempo, aparece una necesidad nueva: 

Sacar las cosas de la cabeza para poder pensar con claridad. Aquí es donde métodos como GTD y la regla de Ivy Lee pueden ayudarte, siempre que se usen con flexibilidad.

En este artículo no vamos a aplicar los sistemas de forma estricta. Vamos a quedarnos con lo esencial:

Cómo volcar todo lo que te ronda la mente,

Cómo diferenciar tareas de proyectos,

Y cómo elegir cada día pocas acciones concretas que sí puedas asumir.

Porque tenerlo todo en la cabeza no es planificar, es agotarse.

Tener demasiadas tareas en la cabeza genera ansiedad y sensación de descontrol. Sacarlas de la mente es el primer alivio.

La técnica Ivy Lee simplifica aún más: elegir solo 6 tareas importantes para el día siguiente y hacerlas en orden.

El método GTD (Getting Things Done) propone capturar todas las tareas en un sistema externo, organizarlas y revisarlas con regularidad.

 Técnica Getting Things Done (GTD)

 

Lista de cosas por hacer

Sistema de organización basado en cinco pasos:

Capturar: Escribe todo lo que necesitas hacer en un lugar central (apps, libretas).

Aclarar: Define qué significa cada tarea y decide si requiere acción  inmediata o no.

Organizar: Clasifica las tareas según contexto, prioridad o fecha.

Reflexionar: Revisa tu lista regularmente para actualizar prioridades.

Hacer: Completa las tareas según su prioridad.

Ventajas de esta técnica:

Reduce el estrés al sacar todo de tu cabeza y ponerlo en un sistema confiable.

Te permite ver el panorama completo de tus tareas.

Ideal para proyectos complejos o estudios, con muchas partes o procesos pendientes.

Herramientas que pueden  ser útiles:

Apps como Todoist, Notion o Evernote.

Recomendación:

Dedica un tiempo semanal para revisar y organizar tus listas.

 Técnica de Prioridades de Ivy Lee

Antes de terminar tu día, escribe las 6 tareas más importantes para el día siguiente.

Ordénalas por prioridad.

Enfócate en completar una a la vez, en orden, sin pasar a la siguiente hasta que la actual esté terminada.

Ventajas:

Simple, eficaz y perfecta, para quienes se abruman con largas listas de tareas.

Garantiza progreso constante en las cosas más importantes.

Recomendación:

Limita la lista a 6 tareas clave para mantener el enfoque.

No necesitas hacerlo todo hoy. Necesitas saber qué toca ahora. Menos ruido mental, más claridad.

Vaciar la mente y ordenar proyectos te da claridad, pero no te dice por dónde empezar. Cuando todo está escrito, el siguiente paso es decidir qué merece tu atención ahora y qué puede esperar.

En el siguiente artículo veremos cómo elegir qué va primero al planificar.

Este post forma parte de una guía completa sobre gestión del tiempo.

👉 ¿Quieres profundizar más?

En este artículo tienes la guía completa sobre gestión del tiempo, donde explico todas estas técnicas con ejemplos y cómo combinarlas según tus objetivos. Técnicas de gestión del tiempo: Cómo organizar tus prioridades, reducir el estrés y ganar enfoque

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Hasta el próximo artículo...

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Mejorar la Concentración sin Agotarte: Pomodoro y Bloques de Tiempo

 

Mejorar la Concentración sin Agotarte:

 

La Técnica de Pomodoro y Los Bloques de Tiempo

Después de dar el primer paso para organizar el tiempo sin estrés, suele aparecer una pregunta muy concreta:

Ya tengo algo más de orden… pero ¿Cómo consigo concentrarme?”

La dificultad para concentrarse no suele ser falta de voluntad. En la mayoría de los casos es cansancio físico o mental, exceso de estímulos, interrupciones, o intentar hacer demasiadas cosas a la vez. Por eso, antes de exigirte más disciplina, conviene tener rutinas y estrategias que ayuden a tu atención.

En este artículo vamos a ver dos herramientas sencillas y muy conocidas —La técnica de Pomodoro y los bloques de tiempo— pero desde un enfoque realista. No como reglas rígidas, sino como apoyos para organizar la energía no el reloj, y de esta forma reducir la fatiga mental y facilitar el enfoque, incluso en días no ideales.

No se trata de trabajar más rápido ni de exprimir cada minuto. Se trata de concentrarte mejor durante ratos concretos y descansar sin culpa.

Sentirse ocupado no siempre significa ser productivo. La clave está en cómo usas tu atención, no en cuántas horas trabajas.

La técnica Pomodoro divide el trabajo en bloques cortos de alta concentración, seguidos de descansos breves.

El Time Blocking, en cambio, consiste en reservar espacios concretos de tiempo del día para tareas específicas, evitando la multitarea.

Ambas técnicas ayudan a proteger tu foco mental y a reducir distracciones.

Técnica Pomodoro

Divide tu tiempo en bloques de 25 minutos de trabajo intenso (llamados "pomodoros"), seguidos de descansos cortos de 5 minutos.

Después de 4 pomodoros, toma un descanso más largo de 15-30 minutos.

Ventajas de esta técnica:

Mejora la concentración al evitar distracciones durante los intervalos.

Favorece la productividad sin agotarte mentalmente

Te ayuda a estimar cuánto tiempo necesitas para ciertas tareas.

Se pueden utilizar las siguientes herramientas:

Temporizadores físicos o apps como Focus Keeper o Forest.

Recomendaciones a tener en cuenta:

Usa los descansos cortos para estirarte, hidratarte o descansar la vista.

Ideal para tareas que requieren mucha atención, como estudiar o planificar proyectos.

 Técnica de Bloqueo de Tiempo (Time Blocking)

Asigna bloques de tiempo específicos en tu calendario para tareas concretas. 

Cada bloque está dedicado a una actividad (sin interrupciones).

Ejemplo: de 8 a 10 a.m., para planificación estratégica, de 10 a 11 a.m.,  para responder correos, es decir, asignas espacio de tiempo concreto según tu planificación y prioridades.

Ventajas:

Te obliga a priorizar tareas y reservar tiempo para ellas.

Reduce la multitarea al enfocarte en una sola cosa por bloque.

Excelente para personas con agendas apretadas o múltiples responsabilidades.

Utilizar estas estrategias reduce el estrés

Herramientas que se pueden emplear:

Google Calendar, Microsoft Outlook o Notion.

Recomendaciones:

Deja espacio para descansos (pomodoros), imprevistos y emergencias.

Combínalo con otras técnicas como la Matriz de Eisenhower (explicada en el enlace al principio de este artículo), para organizar las prioridades dentro de los bloques.

Cuando organizas tu tiempo con límites claros, la mente se relaja. Porque concentrarte en una sola cosa a la vez es una forma poderosa de cuidarte.

Mejorar la concentración ayuda mucho, pero cuando hay demasiadas tareas y proyectos abiertos, ni siquiera los mejores bloques de tiempo funcionan. Para poder enfocarte de verdad, antes necesitas liberar espacio mental.

En el siguiente artículo veremos cómo elegir qué merece tu atención y qué no.

Este post forma parte de una guía completa sobre gestión del tiempo.

👉 ¿Quieres profundizar más?

En este artículo tienes la guía completa sobre gestión del tiempo, donde explico todas estas técnicas con ejemplos y cómo combinarlas según tus objetivos. Técnicas de gestión del tiempo: Cómo organizar tus prioridades, reducir el estrés y ganar enfoque

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Hasta el próximo artículo...

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